Behandling af persondata i HOFOR-koncernen

Behandling af personoplysninger

HOFOR-koncernen lægger vægt på, at vores kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere er trygge ved den måde, vi behandler personoplysninger på, og at det sker i fuld overensstemmelse med lovgivningen.

HOFOR indsamler og behandler personoplysninger som fx navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse og telefonnummer samt oplysninger om forbrug og korrespondance m.v.

Det gør vi for at kunne levere varme, bygas, vand og afløb, samt for bedst muligt at kunne administrere dit kundeforhold, ansættelsesforhold eller øvrige aftaleforhold i relation til HOFOR.

De personlige oplysninger, du afgiver til os, behandles fortroligt og til det formål de er indsamlet. Oplysninger videregives kun indenfor dette formål eller med dit samtykke og det sker altid med instruks om lovpligtig databeskyttelse.

Du kan til enhver tid få oplyst eller rettet i de personoplysninger, HOFOR A/S har registreret om dig, ved at rette henvendelse til os på: gdpr@hofor.dk eller pr. post til adressen:

HOFOR A/S
Ørestads Boulevard 35
2300 København S

I det følgende kan du læse hele HOFORs Persondatapolitik. Vi opfordrer til, at du læser den omhyggeligt for at forstå hvorfor, og hvordan vi behandler dine persondata.

Behandling af persondata i HOFOR-koncernen

HOFOR-koncernen (HOFOR) har brug for at behandle en række oplysninger om koncernens kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre.

1. HOFOR-koncernen
HOFOR står for Hovedstadsområdets Forsyningsselskab. Vi forsyner byer med vand, spildevandsafledning, fjernvarme, bygas og fjernkøling og opfører vindmøller.

HOFOR Koncernen består af en række selskaber.

Se hvilke selskaber i HOFOR-koncernen, persondatapolitikken gælder for

Denne persondatapolitik er gældende for de nedenfor nævnte selskaber i HOFOR-koncernen:

HOFOR A/S
HOFOR Forsyning Holding P/S
HOFOR Forsyning Komplementar A/S
HOFOR Holding A/S
HOFOR Bygas P/S
HOFOR Fjernvarme P/S
HOFOR Energiproduktion A/S
HOFOR Fjernkøling A/S
HOFOR DC A/S
HOFOR Vind A/S
Tjørneby Wind Park ApS
Ravlundvej Wind Park ApS
HOFOR Spildevand Holding A/S
HOFOR Spildevand Albertslund A/S
HOFOR Spildevand Dragør A/S
HOFOR Spildevand Hvidovre A/S
HOFOR Spildevand Rødovre A/S
HOFOR Spildevand Brøndby A/S
HOFOR Spildevand Herlev A/S
HOFOR Spildevand København A/S
HOFOR Spildevand Vallensbæk A/S
HOFOR Vand Holding A/S
HOFOR Vand Albertslund A/S
HOFOR Vand Dragør A/S
HOFOR Vand Hvidovre A/S
HOFOR Vand Rødovre A/S
HOFOR Vand Brøndby A/S
HOFOR Vand Herlev A/S
HOFOR Vand København A/S
HOFOR Vand Vallensbæk A/S

HOFOR A/S er koncernens serviceselskab og er det eneste bemandede selskab i HOFOR-koncernen. Al drift, vedligehold, kundeservice m.v. varetages af HOFOR A/S. Det er derfor også HOFOR A/S, der på vegne af HOFOR-koncernens selskaber indsamler og behandler oplysninger om kunder, samarbejdspartnere og andre. HOFOR A/S kan derfor både være dataansvarlig og databehandler af personoplysninger. F.eks. er HOFOR Fjernvarme P/S dataansvarlig og HOFOR A/S er databehandler for koncernens fjernvarmekunder.

Læs mere om HOFOR-koncernen

2. Formål med behandling af personoplysninger

HOFOR indsamler og behandler personoplysninger i det omfang, dette er nødvendigt til opfyldelse af hovedsageligt følgende formål:

Administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug
Administration i forbindelse med opfyldelse af aftale om levering af bygas, og afregning af dit forbrug i den forbindelse
Optimering af HOFORs drift
Sikring af forsyningssikkerheden i HOFORs område
Kundetilfredshedsundersøgelser dokumentation, kvalitetssikring og træning af medarbejdere
Såfremt vi behandler CPR-numre efter inddrivelseslovens § 2, stk. 5-6 sker det med det formål at inddrive fordringer
Såfremt der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, kan det være til følgende formål:
- Administration af udbetalinger
- Henvendelser via e-boks
- Ansættelsesmæssige forhold
Ansættelse og administration af det løbende ansættelsesforhold, herunder administration af lønudbetalinger og personalegoder, uddannelse og medarbejderudvikling, forsikrings- og skattekrav, beskyttelse af medarbejdere og rapportering til offentlige myndigheder.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger er persondataforordningen, inddrivelsesloven, regnskabsloven, databeskyttelsesloven og forsyningsloven.

Læs mere om retsgrundlag for behandling af personoplysninger

HOFOR anvender følgende retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger:

Behandling af oplysninger med henblik på opfyldelse af forsyningspligten

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse). Behandlingen er i visse tilfælde baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (behandlingen er nødvendig for overholdelse af legitime interesser). Dette er tilfældet med markedsføring af rådgivningsydelser og ved gennemførelse af kundetilfredshedsundersøgelser.

Behandling af oplysninger med henblik på opfyldelse af en aftale

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (behandlingen er nødvendig for HOFORs opfyldelse af en aftale. Dette er eksempelvis tilfældet med den kontraktuelle forpligtelse til at levere bygas og til at opfylde en ansættelseskontrakt.

Behandling af oplysninger til kvalitetsudvikling og læring

På baggrund af dit samtykke givet jf Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, kan HOFOR optage telefonsamtaler til intern brug i form af undervisning af medarbejdere og forbedring af kundeoplevelsen.

Forsyningssikkerhed

HOFOR skal understøtte klimamål og sikre en grøn hovedstad, forbrugsdata bruges til at følge denne udvikling og sikre at det forsat sættes nye ambitiøse mål. Denne brug af data bygger på Persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Myndighedsudøvelse omkring syn af gas

Lov om sikkerhed for gasanlæg, gasinstallationer og gasmateriel bestemmer at HOFOR har myndighedsopgaver vedr. sikkerhedskontrol med gasinstallationer. I den forbindelse indsamles og videregives persondata.

Optimering af drift og udvikling

Persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra f angår behandling af persondata på grundlag af en legitim interesse (afvejningsregel). Dette er eksempelvis tilfældet, når HOFOR på grund af ønsket om at optimere driften og opnå ressourcebesparelser, anvender fjernaflæste målere til hyppigere indsamling af data, end blot til afregningsformål.

CPR-numre

Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, vil der kun ske den behandling af CRP-nummeret, som samtykket omfatter.

Personoplysninger i ansættelsesforhold

Artikel 6 stk. 1, litra d er grundlaget for behandlingen i forbindelse med ansættelsen. Der kan i nogle tilfælde behandles artikel 9 data, den registrerede vil dog altid være informeret og dette i forbindelse med f. eks. Arbejdsskader eller andre helbredsoplysninger. Behandling af CPR nummer i forbindelse med ansættelsen henhører under artikel 6 stk. 1. litra c, da HOFOR er forpligtet til at indbetale skat på medarbejdernes vegne, ligesom løn udbetales til NEM-konto.

Korrekte og opdaterede personoplysninger

Personoplysningerne, som vi behandler, skal være korrekte og opdaterede. Vi opdaterer derfor dine personoplysninger, hvis du beder os herom, eller vi bliver opmærksom på, at dine oplysninger ikke er korrekte.

3. Personoplysninger

3.1 Kunder, samarbejdspartnere og andre

Om kunder, samarbejdspartnere og andre indsamler HOFOR de personoplysninger, der er nødvendige henset til opfyldelse af forsyningspligter, administration af løbende aftaleforhold og administration af andre relationer til HOFOR.

Læs mere om behandling af personoplysninger vedr. kunder, samarbejdspartnere og andre

De personoplysninger, der indsamles, vil afhænge af det konkrete formål, men kan bl.a. omfatte:

Kontaktoplysninger (herunder navn, adresse, telefonnumre, samt eventuelt e-mailadresse)
Eventuelt CVR-nummer
Kundenummer og installationsnummer
Eventuelt optagelse af telefonsamtaler
Måler- og forbrugsdata
Ejendomsoplysninger, herunder ejendomsnummer og oplysninger og boligforhold og boligtype
Oplysninger om betalinger, restancer eller inddrivelsesskridt, samt afdragsordninger
Mails og korrespondance med kunder, herunder eventuel registrering af relevante forhold i telefonsamtale
Klagesager
Statistiske afvigelser på målerdata
Eventuelle oplysninger om flytning, død og eventuel konkurs
Aktiviteter hos kunden som er relevante for kundeforholdet med HOFOR
Afbrydelser af forsyningen
Lovovertrædelser, med henblik på anmeldelse til myndigheder

Hertil indsamler vi CPR-numre på vores kunder efter samtykke eller i den situation, hvor vi skal overdrage en fordring til restanceinddrivelsesmyndigheden, og du ikke har oplyst CPR-nummeret selv.

3.2 Medarbejdere og fratrådte

Om nuværende og tidligere medarbejdere indsamler og behandler HOFOR de personoplysninger, der er nødvendige henset til administration af arbejdsgiver-arbejdstager relationen.

Læs mere om behandling af personoplysninger vedr. medarbejdere og fratrådte

De personoplysninger der indsamles og behandles, vil afhænge af det konkrete formål, men kan bl.a. omfatte:

Kontaktoplysninger (herunder navn, adresse, telefonnumre og e-maildresser)
CPR-nummer
Uddannelse, ansættelsesoplysninger, eksempelvis fra CV
Personlighedsprofil
Medarbejdernummer, titel, ansættelsesvilkår, herunder løn-oplysninger
Øvrige oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet, herunder eventuelle påtaler og advarsler
Eventuel artikel 9 data som helbredsoplysninger, herunder vedrørende handicap
Hvis du bliver bedt fremvise straffeattest ved ansættelsen, opbevarer HOFOR den ikke efterfølgende.
Oplysninger fra HOFORs digitale systemer i overensstemmelse med gældende lovgivning og aftaler

3.3 Cookies

Vi behandler også personoplysninger i forbindelse med cookies, se nærmere herom i vores vilkår for brug af HOFORs hjemmesider.

4. Opbevaring af oplysninger

HOFOR opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde HOFORs forpligtelser over for vores kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning.

Vi bevarer forbrugsoplysninger længere af hensyn til at kunne optimere driften og sikre forsyningssikkerheden.

Enkelte personoplysninger om medarbejdere opbevares som i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Langt det meste slettes ved ansættelsesophør.

HOFOR opbevarer personoplysninger, jf. persondataforordningens artikel 9 såfremt det er påkrævet for at sikre overholdelse af gældende lovgivning, herunder fysisk eller mental sundhed eller tilstand herunder handicap i tilfælde af udbetalinger til og fra HOFOR.

Telefonoptagelser gemmes i 30 dage.

5. Videregivelse af personoplysninger

5.1 Koncerninternt
HOFOR overlader i nødvendigt og relevant omfang personoplysninger til andre selskaber inden for HOFOR-koncernen.

Læs mere om videregivelsen af personoplysninger internt i HOFOR-koncernen

Overladelsen sker i disse tilfælde til de personer, som i kraft af deres hverv har brug for at tilgå oplysningerne. Der er indgået en databehandleraftaler mellem det selskab i HOFOR-koncernen, der er dataansvarlig, og det selskab i HOFOR-koncernen der varetager databehandlingen på vegne af HOFOR.

Overladelse af personoplysninger mellem koncernforbundne selskaber kan blandt andet ske med henblik på kundeoprettelse, fakturering, kundeadministration, forbrugsstatistikker, optimering af forsyningsnettet, energirådgivning og andre administrative forhold og lignende.

5.2 Uden for HOFOR-koncernen

Eksternt overlader HOFOR i nødvendigt og relevant omfang personoplysninger til leverandører og samarbejdspartnere.

Læs mere om videregivelsen af personoplysninger uden for HOFOR-koncernen

Når HOFOR overlader behandlingen af personoplysninger til tredjeparter, sker dette efter HOFORs instruks til den pågældende tredjepart, ligesom der vil blive indgået en databehandleraftale mellem det selskab i HOFOR-koncernen, der er dataansvarlig, og den eksterne part der varetager databehandlingen på vegne af HOFOR.

Endvidere videregiver HOFOR personoplysninger, hvor dette er påkrævet i henhold til retlige forpligtelser eller hvor dette er nødvendigt, for at sikre din eller andre personers sundhed og sikkerhed eller virksomhedens væsentlige interesser.

5.3 Tredjelande

HOFOR anvender i udgangspunktet ikke databehandling eller databehandlere i 3. lande. Hvis det undtagelsesvist sker overholdes bestemmelserne i den gældende lovgivning.

Læs mere om videregivelsen af personoplysninger til tredjelande

Et tredjeland er et land, som ikke er medlem af EU eller EØS (Island, Liechtenstein og Norge)

6. HOFOR beskytter dine personoplysninger

HOFOR tager IT- og datasikkerheden alvorligt, Informationssikkerhedspolitikken beskriver de nødvendige foranstaltninger og kontroller til beskyttelse af informationer, herunder at personoplysninger behandles lovligt i forhold til fortrolighed, integritet og tilgængelighed og ikke fortabes, tilintetgøres eller beskadiges.

7. Rettigheder

7.1. Du har ret til at få adgang til dine personoplysninger
Du har ret til at få indsigt i de persondata HOFOR behandler om dig.

Læs mere om din ret til at få adgang til dine personoplysninger

Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data.

Du er berettiget til at gennemse de personoplysninger, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Mange af dine personoplysninger kan tilgås via Tastselv Service på HOFORs hjemmeside. Såfremt du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte gdpr@hofor.dk

HOFOR behandler og svarer på henvendelser så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget henvendelsen, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

7.2. Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet eller slettet

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

7.2 Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet eller slettet

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de personoplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, vil vi meget gerne høre fra dig. Du har ret til at få unøjagtige eller forkerte data rettet. Mange af dine personoplysninger kan tilgås via Tastselv Service på HOFORs hjemmeside. Vi har tillid til, at du løbende ajourfører sådanne oplysninger og sørger for, at de er fuldstændige og korrekte. Du kan også henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Kontakt gdpr@hofor.dk

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. HOFOR behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

7.3. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis HOFOR behandler dine oplysninger på baggrund af dit samtykke har du ret til at trække det tilbage.

Læs mere om din ret til tilbagekaldelse af samtykke

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke til HOFORs behandling af dine persondata helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7.

Hvis du trækker dit samtykke, vil HOFOR ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke til. I så fald vil HOFOR kun opbevare de oplysninger, som HOFOR er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige persondata om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som HOFOR har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til at tilbagetrække dit samtykke, skal du skrive til gdpr@hofor.dk.

7.4. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger

Du har ret til at gøre indsigelse mod HOFORs behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod videregivelse af dine data.

Læs mere om din ret til at gøre indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod HOFORs behandling af dine persondata. Du kan ligeledes gøre indsigelse, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med gældende regler eller det samtykke, som du har givet HOFOR, jf. persondataforordningens artikel 21.

Hvis du ønsker at gøre indsigelse, kan du benytte kontaktoplysningerne nederst til at sende din indsigelse til HOFOR på gdpr@hofor.dk
Er din indsigelse berettiget, vil HOFOR ophøre med at behandle persondata om dig. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

7.5. Retten til begrænsning af behandling

Du har ret til at få begrænset HOFORs behandling af dine personoplysninger i visse situationer.

Læs mere om din ret til begrænsning af behandling af personoplysninger

Du har ret til at få begrænset HOFORs behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde, jf. persondataforordningens artikel 18:

- Mens HOFOR behandler en indsigelse, som du har gjort imod rigtigheden af de persondata, som HOFOR behandler om dig eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at HOFOR har færdigbehandlet din indsigelse. - Hvis behandlingen er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af oplysningerne, men derimod alene, at anvendelsen af dine persondata begrænses.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til begrænsning af behandling af persondata, kan du skrive til gdpr@hofor.dk. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

7.6. Retten til få flyttet/udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet)

Hvis HOFORs behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Læs mere om din ret til at få flyttet/udleveret dine personoplysninger

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persondata, som du har oplyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. persondataforordningens artikel 20.

Hvis du ønsker at gøre brug af retten til dataportabilitet, kan du henvende dig til HOFOR via gdpr@hofor.dk. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

7.7. Klageadgang

Du har ret til at klage over HOFORs behandling af dine personoplysninger ved at henvende dig til Datatilsynet.

8. Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du rette henvendelse til e-mail gdpr@hofor.dk, mærk venligst henvendelsen “persondata” eller pr. post til adressen:

HOFOR A/S
Ørestads Boulevard 35
2300 København S
Att. Persondata

9. Ændringer af persondatapolitikken

Denne persondatapolitik vil blive ændret løbende, så den til enhver tid overholder lovgivningen og relevante industristandarder. HOFOR informerer ikke de registrerede direkte om enhver ændring af denne persondatapolitik, men den sidst nye opdaterede version er til enhver tid tilgængelig på denne side.

Læs mere om ændringer af persondatapolitikken

Ændringer af politikken fremgår af ændringsloggen neden for.

Ændringslog
25.04.2018: Persondatapolitikken er vedtaget.

23.09.2020: Ændrer navn til 'Behandling af persondata i HOFOR koncernen', mindre rettelser i indholdet.